Lukáš Baier
8. 3. 2023
Jak začít s automatizacemi? To se dozvíte v dnešním díle!
⏱ Máš na přečtení 1 minutu?
Jak začít automatizovat? Rozhodně si vyber k automatizaci jednodušší proces (např. kopírování dat z jedné tabulky do druhé či automatické zasílání emailu). Jednak si tím vše osaháš a zároveň nebudeš prakticky nic riskovat. Pokud tě napadne po přečtení alespoň jedna věc, kterou můžeš ve svém pracovním či osobním životě jednoduše zautomatizovat, tak jsme splnili úkol 😎
🫖 Máš více času?
Minule jsme si řekli, co automatizace je a co znamená v našem pojetí. Pokud ti tenhle článek utekl, najdeš ho zde. Dnes na tyto základy navážeme a podíváme se na to, jak si vyhrnout rukávy a pustit se do první automatizace.
Narovinu ti řekneme, že ne všechno je na automatizaci vhodné. Ačkoli existuje hodně přístupů, obecně můžeme tvrdit, že pokud časové či finanční benefity dané automatizace nepřevyšují časovou a finanční náročnost (= zkrátka to nevychází), je lepší zůstat u manuálních procesů. Stejně tak, alespoň na začátek, není úplně vhodné se pouštět do složitých procesů, jež zahrnují 3 a více systémů, mají spoustu výjimek a je u nich velký prostor pro chybu, jež by mohla mít kritický dopad (např. ztrátu zákazníka).
Jestliže s tímto tématem začínáš, určitě si vyber k automatizaci jednodušší proces (např. kopírování dat z jedné tabulky do druhé či automatické zasílání emailu). Jednak si tím vše osaháš a zároveň nebudeš prakticky nic riskovat. Dobře, ale jak poznám, že je daný proces na začátek vhodný?
Měl by splňovat alespoň 1 (ideálně více) z následujících kritérií:
Pravidelně se opakuje (každou hodinu, den, týden)
Zahrnuje 1-2 systémy (= aplikace, např. Google Sheets a e-mail)
Zabere ti více než 1 minutu
Je při něm relativně velký prostor pro chybu (např. přepisuješ čísla či text mezi dvěma systémy), ale zároveň nezahrnuje citlivá data
V momentě, kdy takový proces objevíš, je dobré si zapsat jednotlivé kroky. A opravdu si poznamenej každý detail, jelikož v těch se nejčastěji skrývá ďábel. 😈 Pokud sis vybral/a opravdu jednoduchý proces, mělo by se jednat o jednotky kroků. V případě, že je v něm zahrnuto více kolegů či týmů, zapiš si daného zodpovědného člověka ke každému kroku. Také si spočti, kolik času daný proces zabere, když ho ve firmě vykonáváte manuálně. Výsledek tě možná překvapí. Zároveň tím získáš hrubý odhad celkového času a peněz, které lze ušetřit.
Vraťme k dříve zmíněnému případu:
5 minut denně
250 pracovních dní v roce
hrubá mzda 40 000 Kč → náklad na zaměstnance je cca 65 000 Kč → 6,8 Kč/min
automatizace procesu ušetří 8 500 Kč ročně (5 x 250 x 6,8)
Jestliže automatizace uspoří hodinu času, tak je výsledná částka 102 000 Kč ročně. To už zní celkem zajímavě, že? 🙃
Už máš vytipovaného prvního favorita na automatizaci? Nic ti nebrání začít. Pokud teda kolegové vyloženě neprotestují. A jestli jo, tak jim vysvětli, že budou mít víc času na oběd. Na to slyší každý.🍔
V dalších dílech ti dáme konkrétní návody na nejběžnější jednoduché automatizace, které opravdu zvládne každý, kdo má základní znalost IT. Pokud se ale nemůžeš dočkat, mrkni na připravené šablony od Make (dříve Integromat), jež jsou skvěle na počáteční hraní.
Už jsme si popsali, co je automatizace, ukázali si ji na několika konkrétních případech, řekli si, jak začít a teď si povíme, co ti vlastně přinese. Důvodů, proč začít už dnes je hned několik:
Ušetřený čas. Již jsme si na názorném příkladu, kolik dokáže drobná automatizace ušetřit času. A teď si představ, že ty složitější dokáží mnohdy ušetřit i hodiny denně. A co když se nejedná jen o jedno oddělení, ale třeba rovnou o 3. Ano, ušetříš fakt hodně času.
Ušetřené náklady. Když ušetříme čas, logicky ušetříme náklady na zaměstnance. To ale neznamená, že bychom ho časem připravili o práci. Jen se bude věnovat daleko prospěšnějším činnostem než jen hloupému přepisování dat z jedné tabulky do druhé.
Možné zvýšení produktivity a obratu. Pokud se ušetřený čas zaměstnanců využije správně, mohou svojí iniciativou vylepšit firemní produkt či přijít s novými nápady na expanzi. Když jim totiž sebereš nudné opakující se úkoly, budou se do práce daleko víc těšit. A v konečném důsledku z toho budou profitovat všichni.
Snížení chybovosti. Zejména při práci s daty se může stát, že ses špatně vyspal/a a nemáš svůj den. Upsat se ve jméně či přidat jednu nulu v Excelu se stane hned. Robot ti tak pomůže tohle překonat a ty ho jen kontroluješ.
Robot nezná dovolenou. Automatizace běží dál, i když se opaluješ na sluníčku v Thajsku. Práce se zkrátka dělá sama. Jasně, občas je třeba robota pohlídat, zda nám nezvlčil, ale celkové množství práce, které za tebe musí dělat kolegyně během dovolené, je minimální.
No-code automatizace zvládne i moje matka. Jo, musíme ti prozradit tajemství – díky českému Make není tahle hračka jen pro zkušené ajťáky. Samozřejmě ti najatý vývojář nakóduje automatizaci dle libosti. Ale s velkou pravděpodobností to bude stát více peněz, času a ještě na něj bude tvoje firma fixovaná v případě podpory či vylepšení.
Spokojení zaměstnanci a kolegové. Konečně mají prostor pro kreativitu, nejsou zavaleni nudnými, opakujícími se činnostmi a během dovolené se nemusí stresovat, kolik práce budou mít, až se vrátí. Všechny tyhle faktory přispějí k lepší atmošce v kanclu.
Zkrátka můžeš díky automatizacím dělat lepší službu. Moc pěkný článek o tom napsala skvělá Elišká Vyhnánková. Nebudeme ji tedy vykrádat obsah, jelikož to sepsala fakt skvěle, tak mrkni na její článek a třeba se inspiruješ 👍
A co říct závěrem? Automatizace nemusí být sprosté slovo či strašák, co nikomu nic neřekne. Jedná se o zjednodušení tvojí práce a má za úkol tě zbavit nudných opakujících činností, aby ses mohl/a věnovat té zábavnější části pracovní náplně. No a pokud jsi majitel/ka firmy, dokáže ti ušetřit i nezanedbatelné náklady. Jak bylo řečeno, automatizovat nelze vše, ale prostoru ke zlepšení je v každé firmě habaděj. Tak jaký je ten tvůj proces, který jdeš právě teď zautomatizovat?