Search Results

< Back #4 Projektový management – Appky pro správu projektů i komunikaci (2. část) s překvapením Kategorie Projektový management 29. března 2023 Petr Kříž ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? Vítej u druhé poloviny představení aplikací na projektový management. V minulém díle jsme ti představili nástroje Asana , Basecamp , Freelo a Trello , ale jak jsme na konci prozradili, tím to zdaleka v tomto světě nekončí, tak se pojďme vrhnout na druhou polovinu. V dnešní době je pro týmovou spolupráci a projektový management klíčové mít k dispozici kvalitní nástroje, které usnadní organizaci práce a umožní vytvořit efektivní pracovní procesy. Proto se podíváme na další várku nejpopulárnějších projektových nástrojů, konkrétně ClickUp , Monday , Notion , Podio a Slack , kdy samozřejmě mají všechny své moduly v Make ( dříve Integromat ). Nezapomeň při výběru svého projektového nástroje na své potřeby, návyky, jak velký je tvůj tým a jaké projekty řešíš. Je důležité, aby ti nástroje pomohly růst a být efektivní. 🫖 Máš více času? Už v minulém díle jsme si představili čtyři nástroje, které ti pomohou s projektovým managementem, ale jako jsou pestré naše potřeby, tak je pestrý i seznam aplikací, které lze pro řízení projektů využít. Není ale potřeba zdržovat, jdeme na to … ClickUp ClickUp ti umožní organizovat své projekty, úkoly a činnosti a jeho hlavní doménou je vytváření úkolů, které lze řadit podle různých kategorií jako jsou priority, termíny, týmy a mnoho dalšího. Samozřejmostí je vytváření vlastních projektů, seznamů úkolů a plánů a přizpůsobovat si je svým potřebám. ClickUp umožňuje i spolupráci mezi uživateli, takže týmy mohou spolupracovat na projektech v reálném čase. Mezi další funkce ClickUp patří Ganttovy diagramy, kalendáře nebo sledování času. Tyto funkce umožňují uživatelům vizualizovat a plánovat své projekty v reálném čase a lépe řídit svůj čas a zdroje. S jeho jednoduchým a intuitivním rozhraním a mnoha funkcemi je ClickUp vhodný pro malé i velké týmy, které hledají produktivní a efektivní nástroj pro správu svých projektů. Monday Hlavní doménou Monday je vytváření tabulí, které lze řadit podle různých kategorií jako jsou priority, termíny, týmy a mnoho dalšího. Nabídne ti uživatelsky přívětivé rozhraní a mnoho funkcí pro organizaci týmových projektů. Mezi její výhody patří plánování projektů, sledování průběhu úkolů, přidělování práce, vytváření různých šablon a reportů a také integrace s mnoha dalšími aplikacemi. Dále Monday umožňuje přizpůsobení zobrazení dat a nastavení práv přístupu pro různé uživatele, což přispívá k efektivní spolupráci týmu. Je nutné zmínit, že Monday může být vnímán jako dražší nástroj, ale v mnohém i komplexnější než jiné platformy. To může být pro nováčka složitější, ale časem se v něm zorientuje. Nicméně, pokud hledáš platformu, která ti nabízí širokou škálu funkcí pro organizaci projektů a umožňuje snadnou spolupráci v týmu, pak by mohl být Monday skvělou volbou. Notion Notion není z našeho pohledu až tak projektový jako produktivní nástroj, který umožňuje uživatelům organizovat své myšlenky, plány a projekty. Jeho hlavní funkcí je vytváření stránek, které mohou obsahovat text, obrázky, videa, odkazy, seznamy úkolů a mnoho dalšího. Notion ti umožní vytvářet si vlastní šablony stránek nebo používat šablony, které jsou k dispozici v knihovně. Notion také umožňuje sdílet stránky s ostatními uživateli a spolupracovat na nich v reálném čase, což zlepšuje produktivitu týmu. Notion je také velmi flexibilní nástroj, který ti umožní přizpůsobit si své pracovní prostředí a vytvářet vlastní databáze, které mohou sloužit jako CRM, knihovny, sledovače úkolů a mnoho dalšího. Notion umožňuje i automatizaci pomocí tzv. "bloků", což jsou připravené části kódu, které lze použít k vytvoření různých funkcí. Podio Podio je cloudová platforma pro řízení projektů a týmovou spolupráci, která ti umožňuje organizovat týmové úkoly, sdílet soubory, řešit problémy a sledovat pokrok projektu. Podio se zároveň snadno přizpůsobuje potřebám týmu a umožňuje přidávat a upravovat funkce podle specifických požadavků. Samozřejmostí je i v Podio vytváření vlastních dashboardů a sledovat svůj pokrok a úkoly. Díky svým mnoha funkcím a přizpůsobitelnosti se Podio stává oblíbenou platformou pro týmy všech velikostí a oblastí. Slack Jedná se o platformu pro komunikaci a týmovou spolupráci, která umožňuje rychlé a efektivní sdílení zpráv, souborů a dalších informací v týmu, a proto má za nás své pevné umístění mezi projektovými nástroji v rámci segmentu komunikace. Slack je oblíbený mezi firmami a organizacemi různých velikostí a oborů díky své snadné použitelnosti a široké škále funkcí. Dominantou Slacku je vytváření kanálů (veřejné i uzavřené) pro jednotlivá témata a projekty, což pomáhá udržovat komunikaci přehlednou a organizovanou. Samozřejmostí je ale i vytváření privátní konverzace a využívat videohovory a schůzky, což usnadňuje spolupráci na dálku. Slack disponuje nespočtem integrací s dalšími nástroji a aplikacemi, což umožňuje snadnou výměnu informací a zvyšuje produktivitu týmu. Mezi nejpopulárnější integrace patří Google Drive , Dropbox , Trello a nebo s Make ( dříve Integroamt ). Celkově je Slack skvělým nástrojem pro týmy, které potřebují rychlou a efektivní komunikaci a spolupráci, a to jak v kanceláři, tak na dálku. Previous Next

Zpět na seznam článků 🤖 #5 Pojďme spolu automatizovat - HR automatizace do každé firmy Lukáš Baier 22. 3. 2023 Dost bylo teorie, přichází praxe! Dnes se podíváme na první příklad a to automatizaci HR onboarding procesu. ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? Všichni máme tu HR kolegyni (či kolegu), která je zavalená převážně administrativní prací, jelikož má na starost vše od pohovorů, přes přípravy smlouvy až po psychickou podporu svých kolegů. Pokud je to podobně i v tvojí firmě, tak zbystři a pokud jsi právě ty ta osoba, tak si vypni notifikace, nasaď sluchátka a mrkni na tenhle článek právě teď 👀 Dnes bude řeč hlavně o onboardingu. Ruční přepisování dat o kandidátovi do smlouvy je otrava a ať se přihlásí každý/á, kterou to baví (ne, vážně, napiš nám, jestli tě to upřímně baví 😄 ). Pokud použijeme online formulář pro sběr dat o kandidátovi, tak jeho výstupy můžeme využít rovnou pro přípravu smlouvy. A to prakticky bez tvého zásahu. Využijeme k tomu opět platformu Make , která propojí Google Forms a Google Docs . Pokud v tvojí firmě nepoužíváte tyto nástroje, dosaď si ty, jež znáte a výsledek by měl být velmi podobný či totožný. 🫖 Máš více času? Tento díl se bude výhradně zabývat oblastí HR, která je jedna z těch páteřních v každé firmě a zároveň tou, které se často věnuje málo času, peněz a inovativních nápadů. V malých organizacích zastává roli HR jeden člověk či dokonce půlčlověk. Pokud jsi to právě ty, tak se nelekej. Nemyslím tím, že bys byl/a méněcenný/á, ale spíš, že máš na starost třeba i marketing či office management. Ve středních a větších firmách už dochází ke specializaci a rozdělení rolí na HR Business Partnery, náboráře či mzdové specialisty. Avšak jsem si jist, že, ať jsi v jedné či druhé skupině, máš práce až nad hlavu. Pokud tě tedy zajímá, jak si trochu té práce ubrat (nikoli ale tím, že ji přestaneš dělat), tak je tenhle článek pro tebe jak dělaný. Sice jsme nenašli zázračný lék na všechny HR bolístky, ale přeci jen umíme část administrativních procesů zrychlit a zjednodušit. A v tomhle článku se zaměříme na jeden konkrétní onboarding tip. Je sice dlouhý, ale za to v něm je dost obrázků ✌️ K tématu mě přiměla nedávná zkušenost mojí přítelkyně, jež absolvovala několik přijímacích pohovorů. Některé byly zábavné, jiné zase úspěšné a tak po několika týdnech došlo k podpisu smlouvy. Dostala tedy do rukou nebo spíše do e-mailu odkaz na Google Forms (formulář), kam měla vyplnit svoje osobní údaje jako jméno, příjmení, rodné číslo, číslo bankovního účtu apod. Jasně, bezpečnostní experti namítnou, že je to zcela nezodpovědné a údaje mohou být potenciálním útočníkem zcizeny. Avšak já se v tomto článku nechci zaměřit na téma ochrany dat, nýbrž chci ocenit míru inovace a vývoje, s jakou se nábor nových kolegů posunul. V dřevních dobách (rok 2017), když jsem se ucházel o pracovní pozici v Německu v jednom korporátu, musel jsem se osobně dostavit do kanceláře, kde mě milá, byť místy trochu znuděná, paní provedla během nekonečných 2 hodin asi 15 dokumenty. Ano, všechny jsem je měl podepsat. A ano, všude jsem musel ručně vypisovat svoje osobní údaje. Jasně, bylo to před téměř 6 lety, a navíc v ráji byrokracie – Německu, ale i tak jsem rád, že jsme se od té doby posunuli do digitálního prostředí. A jak by to šlo udělat lépe? I v Německu? To je předmětem dnešního dílu. Nástroj Make (dříve Integromat) je jednou z hlavních integračních a automatizačních platforem na trhu. Jo, zní to trochu složitě, ale de facto to znamená, že tenhle nástroj ti propojí několik aplikací mezi sebou (více jsme se tomu věnovali v jiném článku ) . Když se vrátím k dříve zmíněnému příkladu s Google Forms , tak data, která nám uchazeč o práci zaslal, můžeme použít jinde. Například je můžeme automaticky vložit do připravené šablony pracovní smlouvy, můžeme jeho/její jméno a příjmení využít v oznámení na Slacku anebo necháme automaticky vytvořit úkol pro IT oddělení, aby připravilo přihlašovací údaje a hardware pro daného kandidáta či kandidátku. Ještě předtím, než se pustím do samotné ukázky, tak tě možná napadne, k čemu to vlastně je? “Strávila jsem přece měsíce laděním současného procesu a vyladila ho do dokonalosti a nějaká automatizace ho zas tak nevylepší.” namítáš. “A když jo, tak mi ušetří 5 minut denně…fakt super” (ironický tón 🙃 ). Jasně, máš do jisté míry pravdu, ale vždy záleží na okolnostech. Prvním příkladem může být právě ruční přepis dat o uchazeči z jednoho systému (formulář nebo email) do druhého (pracovní smlouva). Může se stát, že sis ráno dala málo kávy a sem tam se upíšeš a namísto příjmení Baier je ve smlouvě Bojler (ano, stalo se). Nebo jsi ve spěchu kvůli blížícímu se meetingu a chceš mít tu otravnou administrativu co nejrychleji z krku. Jsme lidi a jednoduše sem tam chybujeme. No a robot ti pomůže snížit chybovost na minimum. Dalším příkladem může být ladění termínu podpisu smlouvy a nástupu, který se ale smutnou náhodou překrývá s tvojí dovolenou. Samozřejmě můžeš předat všechny úkoly tvému kolegovi či kolegyni, ti ale mají spoustu své práce a nemají veškeré detaily. A tak zase můžeš využít pomoc robota, který automaticky vytvoří úkoly např. pro IT oddělení, aby připravilo potřebný hardware a přihlašovací údaje a sám bude upomínkovat dotyčný tým, dokud nebude daný úkol označený jako splněný. Tvoje kolegyně může tedy s klidem pracovat na svých věcech a sem tam pohlídat ty tvoje. Tak a teď už ke zmiňovanému příkladu. Vybral jsem v rámci onboardingového procesu ten, který se pravidelně opakuje u každého nástupu. Budeme pracovat s formulářem v Google Forms a vzorem pracovní smlouvy v Google Docs . Pokud v tvojí firmě nepoužíváte tyto nástroje, dosaďte si ty, jež znáte a výsledek by měl být velmi podobný či totožný. Jsme tedy ve fázi, kdy jsme se s kandidátem dohodli na podmínkách kontraktu a na všech detailech a přistupujeme k podpisu smlouvy. Necháme ho/ji vyplnit formulář ( Google Forms ) obsahující nutné informace, jež následně použijeme ve smlouvě. Zároveň máme k dispozici vzor smlouvy, do kterého vkládáme detaily u uchazeči. Vybral jsem tu hlavní část smlouvy, kde se ručně vyplňuje nejvíce informací a je zde největší prostor pro chybu. Ve smlouvě nám chybí doplnit Jméno, Příjmení, Datum narození, Bydliště, Bankovní účet a Datum nástupu. Všechny tyto informace máme však v Google Forms a tak už jen zbývá tyto dva systémy propojit. Na to nám poslouží platforma Make . Všechny informace z Google Forms se nám totiž automaticky ukládají do Google Sheets a odtud je můžeme vzít a poslat do vzoru smlouvy. Teď přijde na řadu techničtější pasáž. Nebudu zacházet do úplného detailu, jak mezi sebou oba moduly propojit, ale pokud tě to zajímá, určitě nám napiš 😎. V Make budeme pracovat s dvěma moduly - Google Forms - Watch Responses a Google Docs - Replace a Text in a Document . Ten první nám slouží k hlídání nových odpovědí ve formuláři. Vždy, když dostaneme novou odpověď, tak ji Make automaticky zpracuje. Není tedy třeba nikde nic hlídat či někde klikat. Druhý zmíněný má za úkol nahradit jednotlivé části textu za jiné. Zde se tedy děje veškeré kouzlo. Make proskenuje celý dokument a nahradí veškeré části textu, je tedy důležité mít dané položky označeny unikátně. Já tedy použil “DoplnitJménoPříjmení” pro vložení jména a příjmení z dotazníku a “DoplnitBydliště” pro vložení adresy z dotazníku (ano, tu jsem zapomněl do reálného dotazníku vložit jako jednu z otázek a stydím se 😄 ). Pokud bych však použil například jen “Jméno”, Make by nahradil veškerý text “Jméno” něčím jiným. Tudíž by i změnil položku “Jméno a příjmení”. Jakmile tedy identifikujeme všechny položky, které chceme nahradit, tak je namapujeme v druhém modulu. Tedy, “DoplnitJménoPříjmení” ve smlouvě bude nahrazeno položkami “Jméno” a “Příjmení” z Google Forms . Stejně postupujeme i u dalších položek. Tedy u těch, které sbíráme v dotazníku. Pro jistotu uvedu, že informace, které nemáme v Google Forms nemůžeme vložit do vzoru pracovní smlouvy. Pokud se kandidáta nezeptám ve formuláři na bydliště, nemůžu jej tedy nijak vložit do jiného dokumentu. Výsledek vypadá následovně. Detaily o kandidátovi se automaticky vložily do vzoru smlouvy a ty jsi pro to nemusela hnout ani prstem ✌️ No není to lambáda? Za mě rozhodně ano! Navíc tento příklad se dá třeba doplnit automatickým vytvořením draftu e-mailu. Nejenže se tedy data vloží samy do dokumentu, ale ještě se ti připraví e-mail, kde adresátem bude daný kandidát a ty jen zkontroluješ, zda jsou všechny informace správné a poté stiskneš tlačítko Odeslat . Původně jsem chtěl v tomto článku popsat i to, jak pracovat s výše sesbíranými informacemi po podpisu smlouvy. Například můžeme automaticky vytvořit oznámení ve Slacku , že náš nový kolega je již na cestě či můžeme vytvořit úkoly pro jednotlivé týmy, aby pro nováčka přichystaly vše podstatné. Ale to by ten článek nikdo kvůli jeho délce nečetl. 😄 Tak máš aspoň důvod se těšit na další díl... #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse Předchozí článek Další článek

< Back Petr Kříž Workflow specialist kriz@autoflow.cz

Zpět na seznam článků 🤖 #6 Pojďme spolu automatizovat - HR automatizace do každé firmy #2 Lukáš Baier 31. 3. 2023 V dnešním díle navážeme na předchozí scénář a zaměříme se na dynamické vyplnění dokumentu. Ačkoli to tak nezní, věř, že to je něco, o čem jsi celou dobu snila 💤 ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? Dnes navážeme na předchozí díl , kde jsme si vytvořili Google dokument na základě dat z dotazníku. Tento scénář vylepšíme tím, že si ukážeme, jak dokument tvořit ze šablony a následně ho nahrát na Google Drive . Ačkoli je obsah primárně zaměřený na HR, tak princip dynamického vyplnění dokument lze uplatnit v každém oddělení. Dynamického? Co to proboha je? To se dozvíš níže...✌️ 🫖 Máš více času? V šestém díle seriálu se budeme nadále věnovat automatizaci pre-onboardingu nového kolegy. Navážeme tedy na předchozí díl , kde jsme si zautomatizovali vyplnění šablony pracovní smlouvy na základě dat ze vstupního dotazníku. Nebudeme tedy dlouho zdržovat a pojďme se pustit do práce 🛠 Máme tedy připravenou smlouvu, ale co s ní dál? Pokud pracuješ v HR oddělení, tak tě jistě napadne několik dalších kroků. Za nás jsou logické 2 dílčí, jež si v dnešním díle popíšeme: vytvořit PDF uložit smlouvu na Google Drive Výchozí situace v Make je tedy taková, že máme 2 moduly Google Forms (pro sběr dat od uchazeče) a Google Docs (smlouva). Nejprve potřebujeme z nového dokumentu vytvořit PDF, které se nám stáhne přímo do Make. Klikneme tedy na ikonu Add another module za modulem Google Docs a ze seznamu vybereme Google Docs - Download a document . Otevřeme tento modul kliknutím a v okně vidíme několik položek: Connection → slouží pro spojení s tvým účtem přes Google API. Choose a Drive → slouží k výběru konkrétního úložiště, kde je dokument nyní uložený. U Google dokumentů se nový dokument automaticky vytváří na tvém disku. Document ID → unikátní identifikační číslo dokumentu, který chceme stáhnout. Type → formát, ve kterém chceme nový dokument stáhnout. Nejdříve zmíníme, že všechna tučně označená pole jsou povinná. A tak v poli Connection ponecháme (případně vybereme) stejné spojení jako máme v předchozím modulu. Pole Choose a Drive také ponecháme na My Drive . Pakliže jsi používala jiný disk, tak položku bez obav změň. Nejdůležitější je v tomto případě zvolit správné Document ID . Jak jsme popsali výše, jedná se o unikátní identifikační údaj, a proto klikneme do pole a otevře se nám bohatá nabídka položek. 💡 Tip: Dynamické propojení modulů Při vyplnění pole máme v Make téměř vždy 2 možnosti. Buď položku nastavíme staticky , nebo dynamicky . Ve výše uvedeném případě to znamená: ➡️ statické ID = bude při každém spuštění scénáře vždy stejné a budeme scénář pokaždé spouštět pro jeden a ten samý dokument (např. 1xZbu8i5oK3s2lm0aQ4hdkfm2) ➡️ dynamické ID = ID dokumentu se bude měnit na základě předchozího modulu (tj. vybráním položky ze seznamu předchozího modulu) Jelikož chceme tvořit unikátní smlouvy pro každého kandidáta zvlášť a nezasahovat přitom do scénáře, použijeme dynamické ID. Z položek tedy zvolíme tu s názvem Document ID z předchozího modulu Replace a Text in a Document . A zbývá zvolit cílový typ souboru, ve kterém se nám smlouva uloží a tak zvolíme PDF Document . Po kliknutí na tlačítko OK se nám dialogové okno zavře a my musíme scénář uložit. To lze provést buď typickou klávesovou zkratkou Command + S (CTRL + S pro Windows), či stisknutím tlačítka Save ve spodní liště s názvem Controls . Po uložení můžeme provést první testovací kolečko, a to stisknutím velkého fialového tlačítka Run Once . To nám spouští daný scénář pouze jednou a je tedy pro testování ideální. Aby nám scénář proběhl bez chyby, je třeba mít dostupná data ze všech modulů: Google Forms - Watch responses in Google Sheet → Hlídá data ze vstupního dotazníku, je tedy třeba přidat novou sadu odpovědí z formuláře. Google Docs - Replace a Text in a Document → Nahrazuje text v šabloně, je nutné mít šablonu připravenou dle předchozího dílu . Google Docs - Download a Document → Stahuje upravenou šablonu a bere dokument dynamicky z předchozího modulu. Pokud je tedy vše nastaveno v předcházejícím modulu, tak není třeba vkládat žádná nová data. Nebudeme zde zacházet do detailů výsledků scénáře, jelikož bychom tento článek nikdy nedopsali 🙃. Ale zmíníme, že pokud je vše správně nastaveno, tak moduly zezelenají a vyskočí nám u každého jednička v kruhu . Pokud tomu tak není, tak zkontroluj jednotlivé moduly a případně nám napiš 👍. Po úspěšném otestování nám chybí už jen poslední krok, a to uložit PDF na Google Drive. Přidáme tedy další modul Google Drive - Upload a File. Neboj se, pokud na tebe vyskočí dotaz od Google s rozšířením práv pro Make , bez obav stiskni Pokračovat a zatrhni všechny možnosti, abys mohla v pohodě s účtem do budoucna operovat. Tak jo, nyní se nám otevře modul Upload a file a my musíme vyplnit údaje. Pole Connection ponecháme opět stejné a Enter a Folder ID změň na Select from the list , bude se ti tak lépe hledat složka, do které chceš soubor nahrát. 💡 Tip : Neboj se zkoumat Při učení se v Make (a jakémkoliv no-code nástroji) skvěle funguje zvolit přístup batolete. To všude leze, sahá, oblizuje. To ty dělat nemusíš, ale je fajn klikat a objevovat. Většinou nemáš co rozbít, jelikož Make ukládá historii předchozích verzí. Je ale důležité scénář průběžně ukládat buď typickou klávesovou zkratkou Command + S (CTRL + S pro Windows), či stisknutím tlačítka Save ve spodní liště s názvem Controls. Přes tlačítko Click here to choose folder vyber složku, do které chceš smlouvu nahrát. Pokud danou složku nevidíš, zkus výběr zavřít a otevřít znovu. Pakliže stále žádnou složku nevidíš, bude to tím, že nemáš na daném účtu vytvořenou žádnou složku. Musíš tedy nějakou na disku vytvořit, poté se vrátit do Make a vybrat ji. Pamatuj, že všechny tučně označené pole jsou povinné, tj. musíš nějakou složku zvolit. Nyní vyplníme další povinné pole File name . Jelikož je Make chytrý, předpokládá, že chceme ukládat soubor z předchozího modulu a již nám zatrhnul položku Google Docs - Download a Document . V našem případě tedy nemusíme nic řešit, ale pokud by z nějakého důvodu nebyl tento soubor správně vybrán, musíš kliknout na Map a soubor vybrat. Ukážeme si nyní, jak na to. Klikneme do pole File Name a otevře se nám seznam položek, které jsou rozkategorizované dle názvů předchozích modulů. Zde můžeš vybrat libovolně kteroukoliv položku a ta se bude propisovat do názvu uloženého souboru na Google Drive . My zvolili File Name z modulu Download a Document , což znamená, že jak sis pojmenovala soubor předtím, tak se bude jmenovat i na G-Drive . V poli Data zvolíme položku Data také z předchozího modulu. Není třeba znát detaily, tak postačí vysvětlení, že tato data jsou změť čísel a písmen, jež reprezentují daný dokument. Opět je tedy vybereme dynamicky. Vše potvrdíme tlačítkem OK a můžeme uložit. Skvěle! Ale má to jeden drobný háček… Dle předchozího dílu je náš druhý modul Google Docs - Replace a Text in Document . Ten funguje skvěle, ale pouze jednorázově. Předpokládáme, že tvoje firma nabere více než jednoho kandidáta a tak je třeba tento modul nahradit. Klikni na něj pravým tlačítkem a vyber Delete module . Poté klepni pravým tlačítkem na spojovací čáru mezi Google Forms a Google Drive moduly a vyber Add a module . Vyhledej Google Docs - Create a Document from a Template . Otevře se nám opět dialogové okno, kde je třeba správně vyplnit pole: Connection → necháme stávající připojení Create a Document from a Template → vybereme By Dropdown Choose a Drive → vybereme My Drive (pokud je Vaše šablona na jiném disku, tak ho vyberte) Document ID → kliknutím na Click here to choose file vybereme šablonu Title → vepíšeme název nového dokumentu (mrkni níže na tip) New Drive Location → vybereme My Drive (pokud chceš uložit novou smlouvu na jiném disku, tak ho vyber) New Document’t Location → vybereme složku, kam se soubor uloží 💡 Tip: Dynamický název Stejně jako jsme si ukázali, jak mapovat dynamicky položky (ID dokumentu), tak můžeme pracovat s názvy. V tomto případě nechceme, aby se každá smlouva jmenovala stejně, ale chceme, aby bylo z názvu patrné, koho se týká. Do pole Title tedy napíšeme část textu “natvrdo” a část dynamicky (např. Příjmení z předchozího modulu). To nám zajistí automatickou úpravu názvu dokumentu dle příjmení kandidáta. Už budeme mít skoro hotovo, ale nastala další past , kterou je následující hláška: Pravděpodobně ti vyskočila, jelikož šablona dokumentu není správně nastavená. Přesuneme se tedy do samotné šablony a provedeme drobné úpravy. Každé pole, které chceme automaticky vyplnit, je třeba označit, aby si s ním Make poradil. Označení se dělá za pomocí znaků {{ a }}. Výsledek tedy vypadá v našem případě takto: Vrátíme se do Make do modulu Create a Document from a Template a klikneme na Refresh u pole Document ID. Tím se nám znovu načte dokument a Make rozezná pole, do kterých má posílat hodnoty. Jednotlivá pole vyplníme stejně, jako jsme to provedli dříve a klikneme na OK . Je třeba ještě opravit jednu drobnost. Tím, že jsme předchozí modul odstranili, nám vznikl problém u modulu Download a Document . Ten nyní nemá z čeho brát data a svítí u něj červené kolečko. Otevřeme ho a do pole Document ID dynamicky vložíme položku Document ID z modulu Create a Document from a Template a stiskneme OK . Scénář si uložíme . Pojďme si scénář spustit. Ten v ideálním případě opět zezelená a ty můžeš mrknout, zda je ve složce PDF uloženo. To je pro dnešek vše a my doufáme, že sis z dnešního dílu něco nového odnesla. Pokud máš s něčím problém či ti není něco jasné (anebo nás chceš jenom pochválit 🙃), určitě se nám ozvi přes formulář v sekci O nás či přes Linkedin ✌️ #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse Předchozí článek Další článek

< Back #5 Projektový management – MEGA srovnání appek Kategorie Projektový management 5. dubna 2023 Petr Kříž V minulých dvou týdnech jsme ti přinesli nápady na aplikace, které můžeš sám nebo s tvým týmem nasadit pro řízení projektů. Pokud ti články utekly, tak je nalezneš tady a tady , jak by řekli youtubeři. 😎 A co by to bylo za představení aplikací, kdybychom si neřekli i jejich silné a slabé stránky a navzájem je neporovnali. Tak pojďme se do nich pustit! 💪 Co ti jednotlivé aplikace mohou nabídnout a pro koho jsou určené? Tak přesně na to se ti pokusíme opovědět. Začneme hned tím, že všechny aplikace, o kterých se bavíme mají REST API, které ti pomůže v automatizaci tvých procesů a zároveň všechny mají i své moduly v Make ( dříve Integromat ). A nesmíme samozřejmě ani zapomenout, že všechny aplikace mají své webové i mobilní aplikace a část z nich i aplikace pro desktop. 🖥️ Zároveň až na Basecamp mají všechny aplikace základní free verzi. Dobrá zpráva je, že všechny aplikace můžeš využít jako freelencer, i s týmem svých kolegů. Placené tarify jsou takřka vždy za uživatele, kdy ale například Monday nabízí verzi zdarma pro dva uživatele a placenou lze získat až od tří uživatelů. Naopak Freelo po tobě bude chtít jen jednu platbu za neomezený počet uživatelů v případě dvou prvních tarifů, nebo jej můžeš vyzkoušet ve free verzi. Všechny zmíněné nástroje ti pomohou uspořádat tvé projekty, úkoly a případně řídit tým. Důležité ale je si říci, co od takového nástroje očekáváš. Pokud hledáš robustní řešení, které ti ale poskytne intuitivní a uživatelsky přívětivé rozhraní, pak si zvol Asanu . Získáš tím aplikaci pro organizaci týmových úkolů, nativní integrace se spoustou nástrojů. Nevýhodou však může být, že některé funkce jsou k dispozici pouze v placené verzi, což může být pro menší týmy značnou nevýhodou. Zároveň je Asana poměrně náročná na přizpůsobení a zvládnutí všech funkcí může být pro některé uživatele složité. Oproti tomu Basecamp ti projekty uspořádá do jednotlivých složek, uvnitř kterých můžeš mít další složky určené např. pro To-Do listy, Soubory, diskuze a mnoho dalších modulů. Nabízí ti také synchronizaci s tvým kalendářem a úkoly napříč platformami. Do jisté míry je ale Basecamp limitován omezeným počtem funkcionalit, které musíš případně nahradit jinými aplikacemi. Pokud bys rád ale jiný typ aplikace , můžeš pak využít například Freelo , to ti nabídne jednak řízení a sledování vývoje projektu, ale také trackování času nebo hlídání rozpočtu, pokud to projekt vyžaduje. A tím, že Freelo v prvních dvou tarifech nabízí neomezený počet uživatelů, jedná se o cenově nejvýhodnější řešení pro týmy. A na své si ve Freelo přijdou i milovníci kanbanu nebo mind map. Pokud by ti Freelo nevyhovovalo a 💛 kanban, sáhni po Trello . Je to skvělý nástroj, kdy si jednotlivé projekty můžeš organizovat do jednotlivých nástěnek a následně v nich tvořit sloupce s kartami. Trello má však omezené možnosti pokročilého plánování a správy projektů, což může být pro některé týmy nevýhodou. Také nenabízí výkonné analytické nástroje a reporting, což může být pro větší organizace problematické. V případě, že by ti ale výše zmíněné nestačily, tak můžeš zkusit ClickUp nebo Monday . Oboje nabízí širokou škálu funkcí pro organizaci projektů a týmových úkolů. Mezi jeho výhody patří možnost vytvářet projekty a úkoly, plánování času, správa souborů, komunikace s týmem a mnoho dalšího. Obojí jsou ale vcelku příliš komplexní řešení, které vyžadují počáteční časovou investici na zorientování se a přizpůsobení si aplikace. Do jisté míry poslední dvě aplikace tvoří každá svoji vlastní kategorii v projekt managementu. Podio nabízí vysokou flexibilitu při tvorbě vlastních aplikací a usnadňuje spolupráci v týmu a umožňuje jednoduše sdílet informace, dokumenty a úkoly. Jeho slabinou je však složitost a náročnost na naučení, a to především pro nové uživatele. Podio dále také disponuje omezeným množstvím úložiště pro dokumenty a soubory, což může být také pro některé týmy nevyhovující. A čím jiným ukončit naše srovnání než všestrannou aplikací Notion , která ti nabídne možnosti organizace projektů, úkolů a dokumentů. Mezi její výhody patří snadné přizpůsobení uživatelského rozhraní. I Notion má ale slabiny, i přestože je značně intuitivní, tak má pár náročnějších funkcí, které mohou být pro nové uživatele složitější. Ale jakmile Notion věnuješ chvilku svého času, tak tě uchvátí a menší projekty v něm naprosto v pořádku odvedete. Tak jakou aplikaci si pro projektový management vybereš ty? Naše doporučení zní takto, záleží na tom, jaký typ týmu a projektů máš a co od platformy pro organizaci úkolů očekáváš, SaaS nikdy nebude dokonalý, ale snaží se pokrývat potřeby většiny svých zákazníků. #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse #PomahameFirmamRust Previous Next

Zpět na seznam článků Migrace z Integromatu na Make Jan Kolros 17. 3. 2023 30. září vypnou Integromat. Do té doby je nutné zmigrovat na Make. Když 22. února 2022 oznámila společnost Integromat svůj rebranding na Make, přišla s tím i úplně nová automatizační platforma - Make. Make je evolucí Integromatu (původně se produkt dokonce jmenoval Integromat 2.0 ), která umožnila mimo jiné lepší škálování této automatizační platformy, která se celá přesunula do cloudu. S touto evolucí ale přišla pro uživatele nejdříve dobrovolná, později povinná operace přesunutí účtů z Integromatu do Make. V Make naštěstí připravili migrační nástroj ( www.migrate.make.com ), který se o velkou část práce postará za vás. I přesto je ale nutné se na migraci alespoň krátce připravit. Krok 1: Připravte si Make účet Pokud ještě nemáš účet v Make, je třeba si ho nejprve vytvořit. Ve vašem účtu musí být minimálně jedna organizace a jeden tým. Make účet si můžeš vytvořit buď před samotnou migrací, nebo v jejím průběhu. Pokud ho při migraci ještě nemáš, migrační nástroj tě registrací provede. Krok 2: Příprava scénářů v Integromatu Scénáře nesmí obsahovat žádné chyby (errors). Seznam takových scénářů se vám při migraci zobrazí Kontrola webhooků a mailhooků . V Make lze narozdíl v Integromatu jeden webhook použít pouze v jednom scénáři. Krok 3: Migrace Samotná migrace probíhá v migračním nástroji, který je dostupný na adrese migrate.make.com (není to žádná složitá aplikace, kterou si musíš instalovat - vše se děje v prohlížeči a je to takový tvůj průvodce a pomocník). Celý proces je intuitivní a pokud s Integromatem (resp. Make) trochu umíš, měli bys to bez problémů zvládnout. 1. Přihlaš se do svých účtů v Integromatu a v Make 2. Vyber organizaci, kterou chceš z Integromatu přesunout do Make. 3. Vyber organizaci a tým v Make, do kterého chceš přesunout svůj Integromat účet. 4. Odstranění případných problémů. Může se stát, že migrace proběhne jen částečně, protože migrační nástroj některé scénáře zmigrovat nezvládne. Tyto scénáře lze následně zmigrovat manuálně. 5. Výběr scénářů k migraci. Je nutné označit každý scénář, který chcete zmigrovat na Make. (Tip: všechny scénáře lze označit a vybrat hromadně) 6. Probíhá migrace. Můžete jít na kafe ☕️ 7. Migrace je dokončená ✅ Závěr Integromat oficiálně 30. září 2023 skončí a všechny účty, které do té doby nebudou přesunuty do Make, budou smazány. Pokud tedy nechcete přijít o své scénáře, nezapomeňte do tohoto termínu vše zmigrovat. Tip na závěr : Good practice je změnit ve vašich firemních aplikacích všechny webhooky na webhooky s Make URL adresou. Původní webhooky po migraci stále zůstávají na serverech Integromatu, ale mají nastavené přesměrování do Make. Kvůli plánovanému vypnutí serverů Integromatu je to bezpečnější řešení. Předchozí článek Další článek

Zpět na seznam článků 🤖 #3 Pojďme spolu automatizovat Lukáš Baier 8. 3. 2023 Jak začít s automatizacemi? To se dozvíte v dnešním díle! ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? Jak začít automatizovat? Rozhodně si vyber k automatizaci jednodušší proces (např. kopírování dat z jedné tabulky do druhé či automatické zasílání emailu). Jednak si tím vše osaháš a zároveň nebudeš prakticky nic riskovat. Pokud tě napadne po přečtení alespoň jedna věc, kterou můžeš ve svém pracovním či osobním životě jednoduše zautomatizovat, tak jsme splnili úkol 😎 🫖 Máš více času? Minule jsme si řekli, co automatizace je a co znamená v našem pojetí. Pokud ti tenhle článek utekl, najdeš ho zde . Dnes na tyto základy navážeme a podíváme se na to, jak si vyhrnout rukávy a pustit se do první automatizace. Narovinu ti řekneme, že ne všechno je na automatizaci vhodné. Ačkoli existuje hodně přístupů, obecně můžeme tvrdit, že pokud časové či finanční benefity dané automatizace nepřevyšují časovou a finanční náročnost (= zkrátka to nevychází), je lepší zůstat u manuálních procesů. Stejně tak, alespoň na začátek, není úplně vhodné se pouštět do složitých procesů, jež zahrnují 3 a více systémů, mají spoustu výjimek a je u nich velký prostor pro chybu, jež by mohla mít kritický dopad (např. ztrátu zákazníka). Jestliže s tímto tématem začínáš, určitě si vyber k automatizaci jednodušší proces (např. kopírování dat z jedné tabulky do druhé či automatické zasílání emailu). Jednak si tím vše osaháš a zároveň nebudeš prakticky nic riskovat. Dobře, ale jak poznám, že je daný proces na začátek vhodný? Měl by splňovat alespoň 1 (ideálně více) z následujících kritérií: Pravidelně se opakuje (každou hodinu, den, týden) Zahrnuje 1-2 systémy (= aplikace, např. Google Sheets a e-mail) Zabere ti více než 1 minutu Je při něm relativně velký prostor pro chybu (např. přepisuješ čísla či text mezi dvěma systémy), ale zároveň nezahrnuje citlivá data V momentě, kdy takový proces objevíš, je dobré si zapsat jednotlivé kroky. A opravdu si poznamenej každý detail, jelikož v těch se nejčastěji skrývá ďábel. 😈 Pokud sis vybral/a opravdu jednoduchý proces, mělo by se jednat o jednotky kroků. V případě, že je v něm zahrnuto více kolegů či týmů, zapiš si daného zodpovědného člověka ke každému kroku. Také si spočti, kolik času daný proces zabere, když ho ve firmě vykonáváte manuálně. Výsledek tě možná překvapí. Zároveň tím získáš hrubý odhad celkového času a peněz, které lze ušetřit. Vraťme k dříve zmíněnému případu : 5 minut denně 250 pracovních dní v roce hrubá mzda 40 000 Kč → náklad na zaměstnance je cca 65 000 Kč → 6,8 Kč/min automatizace procesu ušetří 8 500 Kč ročně (5 x 250 x 6,8) Jestliže automatizace uspoří hodinu času, tak je výsledná částka 102 000 Kč ročně. To už zní celkem zajímavě, že? 🙃 Už máš vytipovaného prvního favorita na automatizaci? Nic ti nebrání začít. Pokud teda kolegové vyloženě neprotestují. A jestli jo, tak jim vysvětli, že budou mít víc času na oběd. Na to slyší každý.🍔 V dalších dílech ti dáme konkrétní návody na nejběžnější jednoduché automatizace, které opravdu zvládne každý, kdo má základní znalost IT. Pokud se ale nemůžeš dočkat, mrkni na připravené šablony od Make (dříve Integromat), jež jsou skvěle na počáteční hraní. Už jsme si popsali, co je automatizace, ukázali si ji na několika konkrétních případech, řekli si, jak začít a teď si povíme, co ti vlastně přinese. Důvodů, proč začít už dnes je hned několik: Ušetřený čas . Již jsme si na názorném příkladu, kolik dokáže drobná automatizace ušetřit času. A teď si představ, že ty složitější dokáží mnohdy ušetřit i hodiny denně. A co když se nejedná jen o jedno oddělení, ale třeba rovnou o 3. Ano, ušetříš fakt hodně času. Ušetřené náklady . Když ušetříme čas, logicky ušetříme náklady na zaměstnance. To ale neznamená, že bychom ho časem připravili o práci. Jen se bude věnovat daleko prospěšnějším činnostem než jen hloupému přepisování dat z jedné tabulky do druhé. Možné zvýšení produktivity a obratu . Pokud se ušetřený čas zaměstnanců využije správně, mohou svojí iniciativou vylepšit firemní produkt či přijít s novými nápady na expanzi. Když jim totiž sebereš nudné opakující se úkoly, budou se do práce daleko víc těšit. A v konečném důsledku z toho budou profitovat všichni. Snížení chybovosti . Zejména při práci s daty se může stát, že ses špatně vyspal/a a nemáš svůj den. Upsat se ve jméně či přidat jednu nulu v Excelu se stane hned. Robot ti tak pomůže tohle překonat a ty ho jen kontroluješ. Robot nezná dovolenou . Automatizace běží dál, i když se opaluješ na sluníčku v Thajsku. Práce se zkrátka dělá sama. Jasně, občas je třeba robota pohlídat, zda nám nezvlčil, ale celkové množství práce, které za tebe musí dělat kolegyně během dovolené, je minimální. No-code automatizace zvládne i moje matka . Jo, musíme ti prozradit tajemství – díky českému Make není tahle hračka jen pro zkušené ajťáky. Samozřejmě ti najatý vývojář nakóduje automatizaci dle libosti. Ale s velkou pravděpodobností to bude stát více peněz, času a ještě na něj bude tvoje firma fixovaná v případě podpory či vylepšení. Spokojení zaměstnanci a kolegové . Konečně mají prostor pro kreativitu, nejsou zavaleni nudnými, opakujícími se činnostmi a během dovolené se nemusí stresovat, kolik práce budou mít, až se vrátí. Všechny tyhle faktory přispějí k lepší atmošce v kanclu. Zkrátka můžeš díky automatizacím dělat lepší službu . Moc pěkný článek o tom napsala skvělá Elišká Vyhnánková. Nebudeme ji tedy vykrádat obsah, jelikož to sepsala fakt skvěle, tak mrkni na její článek a třeba se inspiruješ 👍 A co říct závěrem? Automatizace nemusí být sprosté slovo či strašák, co nikomu nic neřekne. Jedná se o zjednodušení tvojí práce a má za úkol tě zbavit nudných opakujících činností, aby ses mohl/a věnovat té zábavnější části pracovní náplně. No a pokud jsi majitel/ka firmy, dokáže ti ušetřit i nezanedbatelné náklady. Jak bylo řečeno, automatizovat nelze vše, ale prostoru ke zlepšení je v každé firmě habaděj. Tak jaký je ten tvůj proces, který jdeš právě teď zautomatizovat? #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse Předchozí článek Další článek

< Back Lukáš Baier Robotizátor | Automatizační poradce lukas@lukasbaier.cz

< Back Jan Kolros No-code developer jan@kolros.com

< Back #6 Moduly CRM v Make a jejich API (1. část) Kategorie Obchod 24. dubna 2023 Petr Kříž V jednom z předchozích článků jsme se podívali na obchodní aplikace , ale ještě jsme se jim nepodívali za zoubek v Make ( dříve Integromat ) a jak moc kvalitní mají API. Tak pojďme na to, první budou CRM systémy. ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? V rámci nabídky modulů v Make ( dříve Integromat ) je spousta CRM aplikací, které v zásadě nabízejí mnoho společných funkcionalit pro vyváření nových obchodních příležitostí, evidenci kontaktních osob nebo klientů. Jsou ale části, ve kterých jsou rozdílné. A proto se na základě našeho dřívějšího článku podíváme na moduly aplikací Raynet , Pipedrive , Salesforce a HubSpot . Všechny moduly těchto CRM jde v zásadě rozdělit do tří kategorií Triggery (tzn. spouštěče), Akce a Vyhledávání. A protože Make neobsahuje všechny API konektory, které jsou u aplikací k dispozici, nestačí mít přehled jen o tom, co nabízejí jednotlivé moduly. Je také nutné mít alespoň základní přehled o tom, co nabízejí API konektory jednotlivých aplikací. Odkazy na jednotlivé přehledy modulů v Make a API dokumentace pro zmíněné aplikace přikládáme do přehledu níže. Raynet Přehled modulů v Make REST API dokumentace Pipedrive Přehled modulů v Make REST API dokumentace Salesforce Přehled modulů v Make REST API dokumentace HubSpot Přehled modulů v Make REST API dokumentace 🫖 Máš více času? Jak jsme již napsali výše, tak moduly pro CRM Raynet , Pipedrive , Salesforce a HubSpot můžeme rozřadit do třech kategorií: Trigger Akce Vyhledávání Ale pojďme si jednotlivé typy modulů projít postupně… Triggery Trigger je jednoduše spouštěč, tedy typ akce, který nastartuje chod celého scénáře. Sám o sobě dokáže pracovat ve dvou formátech, a to na bázi časovače (tedy např. jednou za XY minut/hodin nebo třeba jen v konkrétní dny či měsíce) a webhooku, který pracuje na základě volání aplikace, kdy se v ní uskuteční nějaká akce a pak se scénář spouští. Raynet má v Make dva moduly triggerů, a to Reagovat na nové nebo upravené záznamy , který ti pomůže, jak již název napovídá, sledovat nově založené nebo upravené záznamy v časovém intervalu. Druhým je Sledovat záznamy (vše na co si jen v Raynet vzpomeneš), který má za úkol sledovat nově založené, upravené nebo smazané záznamy a umí pracovat na principu časového intervalu i webhooku. Důležité je poznamenat, že oproti jiným aplikacím, které si webhook provážou, jej musíš v Raynet vložit ručně v nastavení tvého účtu. Pipedrive má trigger modulů více, ale prakticky vzato dokáží obstarat stejnou agendu jako moduly Raynet. V rámci webhooků (opět můžeš zvolit i variantu časovač) ti Pipedrive pomůže sledovat Nové aktivity , Nové dealy , Nové poznámky , Nové organizace (myšleno klienty), Nové osoby (myšleno kontaktní osoby) a Nové produkty . Webhooky opět jako u Raynet zaznamenávají nové, upravené, ale i smazané záznamy. Časovač, který ti bude sledovat pouze nové nebo upravené záznamy, můžeš využít takřka ve stejných případech, jen se rozrůstá i o Sledování leadů . Salesforce je v plejádě trigger modulů také skromný jako Raynet, ale není třeba se zaleknout. První dva ti pomůžou sledovat jak hromadnou tvorbu dat, tak i když se změní určité pole v objektu ( vysvětlení, co to jsou objekty v Salesforce - ENG ). Posledním modulem je Sledování záznamů , který ti dá vědět, pokud se vytvoří nebo upraví nějaký objekt. Malou nevýhodou Salesforce je, že všechny jeho triggery v Make pracují pouze na podkladu časovače a nemají nativně žádný webhook. A kapitolu triggerů nám uzavře HubSpot , který má jako Pipedrive širokou škálu těchto modulů. Triggery HubSpotu využiješ pro sledování Broadcast zpráv, CRM objektů, události v kalendáři, přidání kontaktu do daného listu. Dále sledování angažovanosti, souborů, notifikací, různé typy záznamů, odpovědi ve formuláři, nové úkoly v kalendáři nebo tvorba nového ticketu. I v případě HubSpotu je nevýhodou, že triggery fungují jako u Salesforce na principu časovače. Akce Moduly v této části mají podobné funkcionality, a proto je není třeba podrobněji rozebírat - většinou se jedná o vytváření, úpravu nebo smazání záznamů v různých částech CRM, případně o načtení detailu o daném záznamu. Takřka shodnou funkcionalitou je také stahování/nahrávání souborů. Je tedy zřejmé, že Raynet , Pipedrive , Salesforce i HubSpot ti pomohou takřka ve všech akcích podobně, jen každý v rámci filosofie, se kterou dané CRM přichází. Všechny tyto CRM mají jeden trochou kouzelný modul, který ti obstará vše, co ti mezi připravenými moduly chybí, ale v dokumentaci k tomu existuje API endpoint - bavíme se o modulu Make an API Call . Ten sice už chce trochu zdatnosti, ale při volání API endpointu vybrané aplikace ti ušetří hodně práce. Hledání V této části se již aplikace rozcházejí a je znát filozofie jejich API. Raynet ti nabídne pouze dva moduly pro hledání - první je zaměřený na Hledání kontaktu podle telefonního čísla nebo e-mailu a druhý ti Načte seznam podle zvolené entity a zadaných kritérií. Naproti tomu Pipedrive nabízí vyhledávání po listech, které se špatně filtrují na vstupu (tedy přímo v modulu) a je nutné je filtrovat až na výstupu (tedy ve filtru modulu). V Pipedrive si tedy můžeš načíst listy aktivit , dealy, soubory, leady, e-maily, poznámky, organizace, osoby či produkty nebo uživatele. Salesforce ti nabízí načtení hromadny dat, listů záznamů objektů nebo vyhledání záznamů objektů. A celou část opět uzavřeme CRM HubSpot . Ten ti nabízí načtení listů například pro objekty v CRM, blogové příspěvky, kontakty v organizacích, dealy v pipeline či soubory, formuláře nebo záznamy v kontaktech či dealech. V pravém smyslu vyhledávat můžeš v CRM objektech, firmách či kontaktech. A jelikož jsme se dostali na snesitelnou hranici délky článku, tak pokračování o API těchto CRM zase příště. Velký potlesk a pochvala, pokud jsi dočetl až sem a budeme se těšit zase příště. #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse #PomahameFirmamRust Previous Next

< Back #1 Make - lepidlo pro tvé procesy Kategorie Automatizace procesů 27. února 2023 Petr Kříž ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? Hledáš možnost, jak uspořit svůj čas, snížit své náklady na procesy nebo zefektivnit procesy ve své firmě? Pak je pro tebe Make (dříve Integromat) to pravé ořechové. 🎯 Make je automatizační platforma, která umožňuje uživatelům automatizovat všelijaké procesy a propojit různé aplikace a služby pomocí jednoduchých scénářů a skvělého uživatelského prostředí. K dnešku má Make k možnosti propojit více jak 1 300 aplikací a můžeš s ním začít automatizovat zdarma a pokud tě to chytne, tak jako mě, pak předplatné začíná od $9 měsíčně. 🫖 Máš více času? Make (dříve Integromat) vznikl v Čechách jako moderní online platforma pro automatizaci různých firemních procesů, kde lze propojit nespočet SaaS aplikací pomocí jednoduchého editoru scénářů, který je založený na hravém prostředí a Drag and drop, kdy základy celého editoru pocházejí z gamingu 🎮 a pracuje na principu funkcí podobných Excelu. Ale pozor, narozdíl od Excelu je to fakt návykové jako hry - já už tomu dávno propadl. Aby sis mohl/a lépe tok dat mezi moduly představit, tak jsou moduly mezi sebou propojené tečkami, které když rozklikneš, tak do nich můžeš vkládat filtry, ale to už může být vyšší dívčí, tak půjdeme o úroveň zpět. Pro to, abys mohl jednotlivé aplikace v Make používat je potřeba mít přístup do dané aplikace a pokud to spojení vyžaduje, tak API klíč, kterým budeš většinou napojovat jednotlivé aplikace ve scénáři, ale není to třeba dělat pro každý modul, stačí se jednou přihlásit a pak je už napojení hotové pro své moduly dané aplikace. V samotném editoru máš k dispoziti nejen aplikace, ale také i nástroje, které si pro tebe Make připravil, abys mohl s daty pohodlněji pracovat. Nejčastěji asi využiješ router, který ti dokáže scénář větvit, abys mohl různá data posílat do různých aplikací - ten najdeš v Nástrojích řízení toku dat (Ozubené kolečko) ve spodní liště. Vedle nich nalezneš nástroje, které skrývají základní spouštěč, nástroje spojené s akcemi nebo agregační nástroje - ale ani ty pro začátek není třeba využívat. Ve spodní liště také z leva najdeš hlavní spouštěč scénáře a nad ním spouštěč pro jednorázové spuštění, vedle nastavení časového plánu spuštění - zde můžeš volit mezi intervalovým spuštěním, denním, dny v týdnu/měsíci, konkrétní datum nebo například na žádost. Některé moduly podporují i takzvané Webhooky, které scénář spustí v okamžik uskutečněné akce a tedy dokáží pracovat v reálném čase - bohužel ne všechny aplikace tuto možnost aktuálně podporují. V neposlední řadě v dolní liště najdeš i možnost přidávat poznámky, zarovnat scénář (hůlka s hvězdičkami) nebo znázorňoval toku dat (ikona letadla). To bychom měli popsané editor, ale co s tím, pokud ještě nemáš představu, který bude tvůj první automatizovaný scénář. Není ale potřeba zoufat můžeš využití knihovnu šablon, kterou pro tebe Make připravil a buď můžeš jednotlivé šablony rovnou využít, nebo se jimi můžeš inspirovat a postavit si pak scénář sobě na míru. Jak již bylo výše zmíněno, tak Make má přímé napojení na více jako 1 300 SaaS aplikací, ale pokud bys náhodou tu svou mezi nimi nenašel, není potřeba zoufat. Pokud má tvá aplikace uveřejněnou API dokumentaci, pak si můžeš napojení vytvořit sám pomocí univerzálního HTTP modulu, který v Make také najdeš. A to by bylo pro dnešek skoro vše k aplikaci Make a jak můžeš jednoduše začít. Ale ještě jsme si neřekli, kolik tě vlastně takové automatizování bude měsíčně stát? A víš co, to je na tom to nejskvělejší - první automatizaci si můžeš postavit a spustit zdarma, ale pokud chceš testovat a objevovat, tak rovnou skoč do předplatného Core za $9 měsíčně. Získáš tím 10 000 operací (každé načtení modulu je 1 operace), možnost mít spuštěné všechny své scénáře a můžeš do aplikace zvát i své kolegy a můžete každý začít automatizovat svou agendu. A ještě malá ochutnávka na závěr, příště se více podíváme například do administrace aplikace, podmínky a funkce v editoru nebo na datové struktury. #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse Previous Next

Zpět na seznam článků 🤖 #7 Pojďme spolu automatizovat - HR automatizace do každé firmy #3 Lukáš Baier 12. 4. 2023 V tomto díle se dozvíte, jak automaticky vytvořit úkoly v Asaně či jiné aplikaci 👍 ⏱ Máš na přečtení 1 minutu? V dnešním díle se budeme zabývat automatickou tvorbou úkolů v Asaně , abychom nově nastupujícímu kolegovi zpříjemnili první den a zároveň ho efektivně zapojili do týmu. Ačkoli je tento díl zaměřený na HR proces, lze jeho principy aplikovat v každém oddělení. Před nástupem vždy řešíme přípravu přístupů do budovy (recepce), hardware (IT oddělení), uvítací balíček (HR kolegyně) či další a není čas hlídat veškeré týmy, aby ke svému úkolu přistoupili zodpovědně. Vytvoříme jim tedy automaticky úkoly v Asaně a tím celý proces zefektivníme a nám odpadne část práce. A to chceš! 💤 🫖 Máš více času? V předchozích dvou dílech jsme se věnovali automatizaci vyplnění pracovní smlouvy ve fázi tzv. pre-onboardingu. Jak jsme zmínili, tento princip se dá uplatnit nejen v HR, ale při jakémkoliv automatickém vyplnění dokumentu. Stejně tak univerzální bude dnešní téma, a to jak vytvořit automatický úkol v Asaně. Navážeme na předchozí díly, tudíž se bude jednat o případ nástupu nového kolegy. 🤓 Jdeme na to! Smlouvu máme podepsanou a nyní je třeba, aby se vše nově nastupujícímu členovi týmu připravilo. Rozdělíme si tedy v rámci firmy úkoly - IT přichystá hardware, my z HR připravíme uvítací balíček a kolegové na recepci dají do kupy přístupy do budovy. Je tedy třeba informovat 3 různá oddělení co nejefektivněji. K tomu použijeme Asanu - skvělou appku na správu projektů a úkolů. Pokud ale tápeš, který projektový software je pro tvoji firmu ten pravý, tak mrkni na srovnání , jež jsme nedávno připravili. Stejný princip, jako si dnes ukážeme v Asaně, lze také uplatnit u jiných aplikací. Pojďme tedy začít tím, že si otevřeme Make a vytvoříme nový scénář. Nejprve potřebujeme vybrat první modul, který bude celý scénář spouštět. V našem případě máme tabulku v Google Sheets s kandidáty, u nichž si hlídáme status. V momentě, kdy se status našeho kandidáta změní na Nástup , vytvoří se automaticky 3 úkoly pro výše zmíněná oddělení. Pokud využíváš jiný software na správu kandidátů, je postup obdobný, jen obtížnost při práci s Make se může lišit. Klidně se nám ozvi, když budeš chtít s něčím poradit ✌️ Možností máme více, ale nejjednodušší bude začít s modulem Google Sheets - Search Rows : Connection → tvůj Google účet (pokud pokračuješ z minula, tak je již uložený, jinak je třeba si ho vytvořit) Spreadsheet → vyber správný soubor (pokud ho nevidíš, tak buď má špatně nastavená práva, nebo se může nacházet na jiném Google účtu, kam nemá Make přístup) Sheet Name → vyber správný list Filter → filtr nám pomůže zredukovat výsledky hledání jen na ty řádky, které nás zajímají (Stav = Nástup), tudíž ho i tak nastavíme zbytek ponecháme beze změny Jelikož budeme vytvářet tři na sobě nezávislé úkoly, bude vhodné si přidat další modul, a to Router . Ten nám dokáže scénář rozdělit do několika samostatných větví. To má jednu obrovskou výhodu → pokud se jedna větev zasekne na chybě, další větve proběhnou v pořádku. Nyní si vytvoříme první úkol v Asaně. Pokud jsi s Asanou v Make ještě nepracovala, tak je třeba ji nejdříve připojit (stejně jako každou novou aplikaci). Vybereme nejdříve modul Create a Task or a Subtask a Make nás vyzve k tvorbě spojení. Je vhodné si otevřít Asanu ve vedlejším okně prohlížeče, jelikož nám to usnadní ověření přístupu. Potvrdíme, že chceme aplikaci Make udělit přístup. V ten moment se přepneme zpět do Make, kde se nám mezitím otevřely detaily modulu. Ten vyplníme dle libosti, já zvolil následující (trochu to zní jako kuchařka, co? 🧑‍🍳): Task Destination → Projects (záleží, jak jste ve firmě zvyklí s Asanou pracovat) Workspace ID → My Workspace (tvoje firemní prostředí) Projects → Onboarding Task Name → Připravit hardware Notes → zde jsem vložil poznámky pro IT oddělení Task Assignee ID → vybereme zodpovědnou osobu pro daný úkol Assignee status → Inbox, aby se úkol dané osobě správně zobrazil Due → Date (jelikož chci stanovat datum dokončení úkolu) Due On → konkrétní datum. To můžeme zadat buď ručně, nebo dynamicky (rozdíly jsme probrali minule ). Je třeba však dát pozor na to, že Asana bere pouze určitý formát data. Mrkni na následující tip 💡 💡 Tip: Formátování data Každá aplikace pracuje s jinými formáty dat, avšak univerzálně lze říct, že pokud v Make pracuješ s datem, je vhodné použít funkci FormatDate . Ta se nachází ve stejném okně jako výběr dynamických polí. Zároveň budeš potřebovat tuto stránku , abys Make naučila, jak s datem pracovat. Vybereš funkci a ta má 2 proměnné - Vstupní datum a Formát . V našem případě tedy vybereme pole Datum nástupu (z Google Sheets) a vepíšeme formát DD.MM.YYYY. Ten Asana hezky schroupe a úkol s datem v poli Due On nám vytvoří. 💡 Tip: Přidat či odebrat den, měsíc, rok atd. od určitého data Občas se stane, že chceme propisovat nikoli dané datum, ale např. den, který mu předchází (08.03.2023 → 07.03.2023). V ten moment je vhodné použít funkci, jež se nachází na stejném místě jako FormatDate, a to AddDays . Ta umí přidat nebo odebrat den (obdobně funguje AddMonths pro měsíce, AddMinutes pro minuty atd.). Vybereme tedy dané datum a pokud chceme přidat 1 den, zvolíme jako druhou proměnnou +1 (pokud den odebíráme, napíšeme -1 ). V našem případě chceme mít v poli Due On datum, které předchází datu nástupu. Zkombinujeme tedy obě výše zmíněné funkce ( FormatDate , aby Asana přechroupala datum + AddDays , abychom automaticky odebrali 1 den od data nástupu uvedeného v Google Sheets ). Výsledek vypadá následovně: Celý scénář si uložíme a klikneme na Run Once , abychom si ho otestovali. Pokud vše funguje, jak má, přidáme úplně stejným způsobem další 2 úkoly pro zbylá dvě oddělení. A to tak, že klikneme na Router , jenž nám otevře novou větev scénáře. Tip 💡 Pojmenování modulu Když pravým tlačítkem kliknete na vybraný modul, tak z nabídky můžete vybrat Rename . Tím modul přejmenujete a je tak na první pohled srozumitelnější, co má na starost. V momentě, kdy máme připravené všechny 3 moduly Asany s danými úkoly, je scénář takřka hotov. Zbývá si poklepáním na symbol hodin u prvního modulu nastavit, jak často se bude scénář spouštět. V našem případě nenastupuje nový kolega každých 15 minut, bude tedy bohatě stačit kontrolovat tento list 1x denně. Do budoucna se také podíváme, jak nastavit tzv. webhook (pokud netušíš, o co jde, mrkni do našeho slovníčku ), jenž sleduje automaticky změny a spustí scénář okamžitě (nikoli v časových intervalech). Tímto dílem jsme dokončili jednu malou oblast HR a příště se podíváme zase o kus dál. Kam? To si zatím necháme pro sebe 🙃 Pokud se s tvorbou scénářů trápíš a potřebuješ poradit, tak se nám určitě ozvi buď přes formulář tady na webu , nebo přes náš LinkedIn . #WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse #PomahameFirmamRust Předchozí článek Další článek